搞會務▩☁╃,就摳這些細節↟☁₪✘!

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釋出日期•·:2021-03-09 瀏覽次數•·:812

對於大型會議▩☁╃,牽頭抓總的人要把握大方向▩☁╃,掌控關健點▩☁╃,精進小細節▩☁╃,在籌備時應儘量把工作做細做實▩☁╃,這很考驗人的統籌◕☁·•、策劃和執行力₪✘◕↟·。

那籌備會議時▩☁╃,做好哪一項工作能夠四兩撥千斤呢▩✘↟?

01

會前準備

(一)制訂方案

會議方案是組織會議的總安排▩☁╃,主要包括會議名稱◕☁·•、目的◕☁·•、時間◕☁·•、地點◕☁·•、參會人員◕☁·•、主要議程◕☁·•、會務工作任務及職責分工等內容₪✘◕↟·。會議方案要簡潔明瞭◕☁·•、具體清晰◕☁·•、可操作性強▩☁╃,並須報經相關領導審定₪✘◕↟·。會議方案確定後▩☁╃,主辦部門要召集各有關部門召開會務工作協調會▩☁╃,協調各部門按照方案要求落實各自職責₪✘◕↟·。

(二)明確任務

在會議籌備階段▩☁╃,主要有以下任務•·:

1.起草會議通知₪✘◕↟·。會議通知的要素主要包括會議名稱◕☁·•、主要內容◕☁·•、報到時間和地點◕☁·•、參會單位◕☁·•、報名要求◕☁·•、聯絡人姓名和電話等₪✘◕↟·。會議通知要求表達準確◕☁·•、條理清楚◕☁·•、言簡意賅▩☁╃,尤其是時間◕☁·•、地點要明確▩☁╃,時間一般要註明年月日▩☁╃,不能用“明天”“後天”等容易產生混淆的詞彙•·:會議地點要準確到具體樓層◕☁·•、門牌號▩☁╃,如•·:××辦公樓六樓第三會議室₪✘◕↟·。

2.下發會議通知₪✘◕↟·。會議通知有電話◕☁·•、短(微)信◕☁·•、書面及內網郵件等多種方式▩☁╃,可視情況選用一種或同時使用多種₪✘◕↟·。下發通知一定要注意•·:一是保密▩☁╃,涉密會議不能透過簡訊◕☁·•、微信釋出₪✘◕↟·。二是負責▩☁╃,須保障會議通知及時送達參會者₪✘◕↟·。對於書面通知▩☁╃,要製作簽收登記表▩☁╃,對每一份通知的發出都要簽字確認₪✘◕↟·。透過電子郵件傳送▩☁╃,要採取保留回執傳送方式₪✘◕↟·。採用簡訊◕☁·•、微信方式傳送▩☁╃,應要求接收者及時回覆₪✘◕↟·。

3.落實參會人員₪✘◕↟·。統計彙總會議請假人員名單▩☁╃,必要時對請假情況進行核實₪✘◕↟·。對參會人員名單要仔細核對▩☁╃,沒有出入▩☁╃,並列印紙質請假人員名單及時向參會領導或會議主持人報告₪✘◕↟·。

4.協調出席領導₪✘◕↟·。根據會議要求▩☁╃,以當面報告◕☁·•、電話◕☁·•、簡訊◕☁·•、微信等多種方式▩☁╃,提請領匯出席會議₪✘◕↟·。著重向領導提醒會議時間◕☁·•、地點◕☁·•、主要參加(部門)人員及議程等₪✘◕↟·。在會前約1小時再以適當方式提醒領導會議時間₪✘◕↟·。

5.預訂會議室₪✘◕↟·。會議時間確定之後▩☁╃,要立即與後勤◕☁·•、物業等會議室管理服務部門聯絡▩☁╃,預訂會議室▩☁╃,並請物業服務人員協助做好保潔◕☁·•、桌椅擺放等先期準備工作₪✘◕↟·。若有外單位人員參加▩☁╃,要提前製作好引導牌₪✘◕↟·。

6.編印會議須知₪✘◕↟·。對於全省業務工作會議◕☁·•、全行幹部職工大會◕☁·•、年中工作會等較大型會議要編印會議須知▩☁╃,須知編排要用詞準確◕☁·•、表達清晰◕☁·•、周到簡潔₪✘◕↟·。主要內容包括•·:會議紀律要求◕☁·•、日程安排◕☁·•、作息時間◕☁·•、參會人員名單◕☁·•、分組名單◕☁·•、食宿或乘車安排◕☁·•、值班電話◕☁·•、會議工作人員名單及聯絡方式◕☁·•、注意事項等₪✘◕↟·。

7.製作會議證件₪✘◕↟·。根據會議需要製作代表證◕☁·•、出(列)席證◕☁·•、出入證◕☁·•、工作證◕☁·•、車輛通行證等各類證件₪✘◕↟·。證件製作要結合會議主題和內容▩☁╃,遵循美觀大方◕☁·•、經濟適用原則▩☁╃,要易於識別◕☁·•、方便管理◕☁·•、利於安全₪✘◕↟·。

8.會場佈置₪✘◕↟·。主要指主席臺及附屬設施的佈置₪✘◕↟·。總體要求是規範和諧◕☁·•、莊重大方▩☁╃,並與會議主題和內容相一致₪✘◕↟·。一是合理佈置主席臺₪✘◕↟·。主席臺是會場的重點和中心▩☁╃,集中體現了整個會議的格調和氛圍▩☁╃,是會場佈置的重點₪✘◕↟·。要綜合考慮會議性質◕☁·•、臺上就座人數◕☁·•、方便領匯出入以及主席臺大小等多方面因素₪✘◕↟·。二是附屬設施除錯₪✘◕↟·。主要有音響◕☁·•、燈光◕☁·•、投影裝置₪✘◕↟·。根據會議需要安排適量話筒並在合適位置擺放▩☁╃,逐一提前試音▩☁╃,保障每隻話筒都能正常使用₪✘◕↟·。需要播放樂曲的要提前試播一次▩☁╃,進行備份₪✘◕↟·。檢查會場內照明燈具有無損壞▩☁╃,如有損壞▩☁╃,需要提前修理更換;要提前準備好攝像◕☁·•、話筒電源₪✘◕↟·。有投影演示時要提前預演一次▩☁╃,並視需要及時調節燈光₪✘◕↟·。

9.製作◕☁·•、擺放桌籤₪✘◕↟·。根據確定的參會人員名單▩☁╃,製作桌籤;要認真核對全場桌籤▩☁╃,防止遺漏◕☁·•、重複和出現錯別字₪✘◕↟·。依據文明禮儀手冊等規範合理安排與會人員會場座次₪✘◕↟·。桌籤擺放完成後要及時製作會場座點陣圖▩☁╃,列印後放置會場方便查閱₪✘◕↟·。

10.組織排程會議用車₪✘◕↟·。視會議需要借用或租用車輛▩☁╃,並安排專人負責車輛排程▩☁╃,對乘車人員進行統計◕☁·•、清點▩☁╃,防止遲到◕☁·•、遺漏▩☁╃,車輛較多時還要對車輛編號◕☁·•、分組▩☁╃,以方便排程₪✘◕↟·。

11.安排新聞報道₪✘◕↟·。需要新聞報道的會議▩☁╃,要提前聯絡宣傳部門或新聞單位▩☁╃,在會場安排好新聞宣傳人員專座▩☁╃,並協調銜接₪✘◕↟·。

12.分發會議材料₪✘◕↟·。會議材料要列表登記▩☁╃,發放時要逐一登記▩☁╃,要做到不漏一份◕☁·•、不少一人₪✘◕↟·。可以視情況在會前通知參會單位(人員)派人提前領取▩☁╃,也可以在會場簽到時一併發放▩☁╃,或是提前放置到參會人員座位上₪✘◕↟·。對擺放在主席臺上的材料▩☁╃,要從頭到尾檢查順序和頁碼▩☁╃,整齊擺放₪✘◕↟·。對於涉密檔案▩☁╃,要嚴格按照相關保密規定編號登記▩☁╃,及時收回或提醒按保密規定流轉◕☁·•、儲存▩☁╃,防止洩密₪✘◕↟·。

(三)分工落實

擬訂好會議方案▩☁╃,根據方案分解任務後▩☁╃,要協調分工▩☁╃,明確責任人▩☁╃,規定各任務完成時限▩☁╃,做好分工落實▩☁╃,並在會議開始前做一次自查₪✘◕↟·。

02

細化會中服務

會中工作是指從會議報到至會議結束這段時間的工作₪✘◕↟·。會中工作無小事▩☁╃,周到◕☁·•、細緻是做好會中服務工作的基本要求₪✘◕↟·。會中服務工作繁雜瑣碎▩☁╃,情況不斷髮生變化▩☁╃,一定要注重細節▩☁╃,精細周密₪✘◕↟·。

(一)組織會議報到

會議報到工作主要包括人員身份確認◕☁·•、報到登記◕☁·•、根據會議要求發放資料◕☁·•、提醒注意事項等₪✘◕↟·。要做到迅速準確◕☁·•、熱情周到◕☁·•、耐心細緻◕☁·•、井然有序₪✘◕↟·。

(二)做好會議簽到

安排專人列印簽到表放置會場▩☁╃,提醒到會人員簽到▩☁╃,並做好到會人員清點◕☁·•、登記工作▩☁╃,實時掌握人員到會情況▩☁╃,並視情況電話督促參會人員及時到會₪✘◕↟·。會議開始後要統計彙總到會人數▩☁╃,登記遲到◕☁·•、缺席人員名單₪✘◕↟·。

(三)維護會場秩序

會議召開期間▩☁╃,要安排專人現場值班▩☁╃,維護好會場內外秩序₪✘◕↟·。一是實時監測會場音響◕☁·•、燈光等情況▩☁╃,發現問題及時解決₪✘◕↟·。二是及時提醒◕☁·•、制止會場內大聲喧譁◕☁·•、隨意走動◕☁·•、接聽電話等不遵守紀律行為▩☁╃,同時防止無關人員進入會場₪✘◕↟·。三是提醒會場服務人員適時供應茶水₪✘◕↟·。四是遇到特殊情況需要向主席臺上領導或會議主持人彙報時▩☁╃,要採用合適方式靈活處理▩☁╃,努力減少對會議的干擾和影響₪✘◕↟·。

03

會後總結要實

會後工作是會務工作的重要組成部分▩☁╃,是保證會議質量◕☁·•、達成會議效果的重要環節₪✘◕↟·。透過會後工作總結會務組織的經驗◕☁·•、教訓▩☁╃,推進會議精神的貫徹落實▩☁╃,以進一步最佳化會務工作機制▩☁╃,提升會議效果₪✘◕↟·。

(一)返程服務

協調組織好參會人員會後服務▩☁╃,必要時協助聯絡交通工具或幫助訂票▩☁╃,對個別因工作需要暫留的人員▩☁╃,在食宿方面要妥善安排₪✘◕↟·。

(二)材料歸檔

會後要及時將會議方案◕☁·•、通知◕☁·•、簡報◕☁·•、發言材料◕☁·•、領導講話◕☁·•、音像資料等相關資料收集齊全▩☁╃,按規定整理歸檔▩☁╃,以備查考₪✘◕↟·。同時▩☁╃,要按照保密相關要求▩☁╃,對需回收的會議材料逐份清點◕☁·•、登記回收₪✘◕↟·。根據需要釋出會議簡報或資訊◕☁·•、起草編髮會議紀要▩☁╃,印發領導講話等₪✘◕↟·。

(三)會後總結

每次會議結束後▩☁╃,要及時◕☁·•、客觀◕☁·•、準確地做好總結₪✘◕↟·。系統梳理◕☁·•、分析會務工作成功經驗及存在的問題◕☁·•、不足₪✘◕↟·。尤其要注意收集整理參會人員對會議的意見◕☁·•、建議▩☁╃,為以後進一步改進會務工作提供借鑑₪✘◕↟·。同時要將會議決定事項辦理情況列入督查督辦工作中▩☁╃,保障會議精神及時落實₪✘◕↟·。

做好會務工作除了在程式上力求盡善盡美外▩☁╃,還要求辦會人員不斷提升自身素質₪✘◕↟·。

一是統籌全域性的意識₪✘◕↟·。會務工作任務重◕☁·•、要求高◕☁·•、涉及面廣▩☁╃,需要會務人員牢固樹立全域性意識▩☁╃,從全域性的高度統籌協調好參會各部門◕☁·•、會務各環節的銜接和工作落實▩☁╃,謀劃好每一細節▩☁╃,保障會務組織周到◕☁·•、有序₪✘◕↟·。

二是靈活應變的能力₪✘◕↟·。會務工作不可預期因素多▩☁╃,需要會務人員樹立應變意識▩☁╃,提升應變能力▩☁╃,處變不驚◕☁·•、處變不亂▩☁╃,及時妥善處置好各種臨時突發情況▩☁╃,保證會議圓滿成功₪✘◕↟·。

三是認真負責的品質₪✘◕↟·。會務工作瑣細◕☁·•、繁重▩☁╃,涉及環節多▩☁╃,出現任何一點小的差錯都可能造成很大的影響▩☁╃,因此會務人員須具有高度的責任心▩☁╃,充分發揮積極性和主動性▩☁╃,盡心盡責▩☁╃,搭臺補位▩☁╃,把握好每一環節▩☁╃,做好每一細節▩☁╃,這樣才能使會務有條不紊▩☁╃,順利完成₪✘◕↟·。


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